Ya saben que en una Notaría se firman muchos documentos importantes, como escrituras de compraventa de casas o testamentos. Y detrás de cada firma hay un equipo de personas que se encarga de que todo esté en orden y se cumplan las leyes:
- El jefe de la Notaría.
- Los Oficiales de Notaría son los asistentes del Notario.
- Los Copistas.
- El personal de Pólizas
- El personal de Administración.
El Notario como jefe de la Notaría
Aunque en la Notaría trabajan otros profesionales como oficiales de notaría, copistas, personal de pólizas y personal de administración, el notario es quien toma las decisiones importantes y supervisa todo lo que se hace en el despacho.
Hay muchos mitos sobre el Notario, como que se saca una oposición muy difícil y que gana mucho dinero poniendo su autógrafo en los documentos. Es cierto que la oposición es muy dura y que el temario abarca muchos temas, pero también es cierto que el Notario tiene una gran responsabilidad y debe asegurarse de que todo lo que se firma en su despacho es legal y cumple con los requisitos.
En cuanto a las ganancias, es cierto que el Notario cobra por los documentos que se firman en su despacho, pero también es cierto que tiene muchos gastos y que su sueldo depende del volumen y del tipo de documentos que se firman. Además, el Notario tiene que ser muy competente y estar al día en todas las materias que se tratan en la Notaría, como el derecho civil, mercantil y fiscal.
Oficiales de notaría
Los Oficiales de Notaría tienen una responsabilidad muy grande, ya que son los encargados de redactar los documentos que se firman en la Notaría. Además, tienen que asegurarse de que todo lo que se está haciendo cumple con las normas legales establecidas.
Pero eso no es todo, también son los encargados de recibir a los clientes, de explicarles todo lo relacionado al documento que van a firmar y de revisar que la documentación que presentan está completa y es correcta.
Otra de sus responsabilidades es la de dar fe pública, es decir, ellos mismos certifican y dan fe de que lo que está escrito en el documento es verdad y que todo lo que se está haciendo es legal y está dentro de las normas establecidas.
Copistas
Los Copistas tienen que hacer las copias, también deben verificar que toda la información sea correcta y completa. Además, deben asegurarse de que las copias sean legibles y estén bien organizadas. Pero eso no es todo. Los Copistas también tienen que garantizar la seguridad de los documentos originales y las copias. Deben asegurarse de que nadie tenga acceso no autorizado a ellos y de que estén almacenados de forma segura.
Personal de pólizas
El personal de pólizas es el encargado de llevar un control riguroso de todas las pólizas que se firman en la notaría. El personal de pólizas es el encargado de llevar un control riguroso de todas las pólizas que se firman en la notaría. ¿Y qué es una póliza? Pues es un documento que se utiliza para garantizar el cumplimiento de una obligación o el pago de una deuda.
Entonces, ¿qué hace exactamente el personal de pólizas? Pues, en primer lugar, se encarga de recibir los documentos que se van a utilizar para elaborar las pólizas. Luego, se encarga de revisar que toda la documentación esté completa y en orden para proceder a la elaboración de la póliza.
Una vez que se ha elaborado la póliza, el personal de pólizas se encarga de enviarla a la persona o entidad que la ha solicitado. Y ahí no acaba su trabajo, no señor. También se encarga de llevar un control de todas las pólizas que se han firmado y de actualizar la información en el sistema informático de la notaría.
Personal de administración
Entre las funciones del personal de administración se encuentran:
- Atender y gestionar las llamadas telefónicas y correos electrónicos recibidos en la Notaría.
- Recibir y atender a los clientes que acuden a la Notaría.
- Preparar y organizar la documentación necesaria para la firma de los documentos.
- Realizar el registro y archivo de los documentos firmados.
- Gestionar el cobro de los honorarios correspondientes a los servicios prestados.
